miércoles, 23 de octubre de 2013

Crear tablas y ajustar sus propiedades






(1) Crear Agenda Telefónica en base a la plantilla Contactos de Access. Introduzca en ella los datos de sus amigos o compañeros.

(2) Importar de Excel los datos de sus compañeros de grupo (Listas 2013) como base para crear una Agenda Telefónica. Modifique los tipos de dato y sus propiedades que lo requieran.      (Contadores2013)

(3) Crear Agenda Telefónica (con los datos de sus compañeros de grupo), a partir de una base de datos en blanco, creando la tabla en vista de diseño, seleccione los tipos de datos, por ejemplo:
·      Texto (nombres, direcciones, números de teléfono,  CURP, etc.)
·      Memo             (Comentarios [textos largos como una descripción detallada])
·      Número          (edad, etc.)
·      Fecha/Hora    (fecha de nacimiento,  etc)
·      Si/No              (Becado [Verdadero/Falso])
·      Moneda          (Importe de la beca)
·      Autonúmero            (para asignar números consecutivos a los registros, en el campo ID) *
·      OLE                        (Foto)
·      Hipervinculo           (Blog)
·      Lista desplegable     (EdoCivil) [soltero/casado/divorciado/viudo]
y agrégueles las propiedades que considere adecuadas, por ejemplo: Tipo de dato, para el campo Nombre es TEXTO con Longitud máxima de 20 caracteres. Para el campo Ciudad: Valor predeterminado  Nuevo Laredo,  Para el campo teléfono la Mascara de entrada (999) 000-00-00!,  para el código postal 00000.

Nota. El 9 indica un dígito opcional (que hace que sea opcional escribir el código de área) y el 0 indica un dígito obligatorio.


El campo denominado TELÉFONO, podremos definirlo tanto numérico como de texto, sin embargo si queremos crear una mascara  conviene definirlo tipo TEXTO.

Al asignar nombres a campos estos pueden tener hasta 64 caracteres alfa numéricos y no es conveniente utilizar dos palabras separadas por un espacio en blanco, es preferible unirlas con un guión por ejemplo Estado_Civil. La propiedad Título del campo puede quedar como Estado Civil  (con un espacio intermedio).

*  Nota. La clave principal es un campo de la tabla cuyo contenido identifica a cada registro del campo de manera única. No se permite introducir dos registros iguales o almacenar valores nulos (vacíos) en el campo de la clave principal.


Regla de validación para el campo Sexo  “F” O “M”             
           Texto de validación  [debe ser  “F” o “M”]
Regla de validación para el campo edad  >16  Y < 30           
           Texto de validación [debe ser mayor que 16 y menor que 30]
Regla de validación para el campo Código_Postal    Entre 10000 y 99000       
           Texto de validación [debe tener cinco dígitos]
Regla de validación para el campo Edad   >17
           Texto de validación [“Solo adultos”]

Los campos Nombre1 y Paterno deben ser Requeridos (SI)
Los campos Nombre2 y Materno deben ser Permitir longitud cero (SI)
El campo Paterno debe ser Indexado (Si, con duplicados)

El formato del campo Fecha debe ser fecha mediana
El formato del campo Dirección debe ser <   [Convertir todos los caracteres a minúsculas]
El formato del campo Colonia debe ser >       [Convertir todos los caracteres a mayúsculas]
El formato del campo Si/No debe ser ; "Becado" ; "-"







Mascara de entrada 00000 para el código postal.
Utilice el asistente para mascaras de entrada oprimiendo el botón con tres puntos que aparece al situarnos en la casilla de la propiedad Mascara de Entrada.
"01 ("999\)000\-00\-00 para el número telefónico .
                                                                                                      \           Alt 92

A manera de ejemplo se proporciona la base de datos Agenda 1 con las tablas del inciso (2) ya importadas de Excel y ajustadas las propiedades de sus campos. No incluye aún relaciones entre tablas, Formularios, Consultas ni Informes. 


Operaciones básicas  con tablas de Bases de Datos


                     ≡      Buscar, Ordenar y Filtrar     ≡ ≡       
 


Un filtro es una selección de algunos elementos de una tabla. Aplicando un filtro es posible ver dentro de una tabla sólo aquellos registros que cumplen unas condiciones. El resto de los registros no desaparecen, sólo están ocultos.


Access tiene varios tipos de filtros:

Filtro por selección
Filtro por formulario
Filtro u orden avanzado                           


70                  Todas las calificaciones menores a 70     (reprobados)
entre 80 y 90     Todas las calificaciones entre 80 y 90 inclusive
Nulo                      Todos los registros con campo nulo
“”                            Todos los registros con campo nulo
Es Nulo                Registros que no tienen ningún valor en este campo
No Nulo               Todos los registros con valor en el campo

#01/01/1994#     Menor que 1 ene 1993
Fecha()                           Todos con la fecha actual
*/*/94                             Todas las fechas de 1994     (Como"*/*/1994")
entre fecha() y fecha()-7             Todos con fecha de la última semana
fecha()-30                               Los registros con mas de 30 días
=#1-nov-94# y  <=#30-nov-94#      Todas las fechas dentro del intervalo

"M*" o "N*"             Todos los que inician con las letras M o N
=”Ortiz”            Todos los apellidos desde Ortiz hasta el final del alfabeto
" * María"                 por ejemplo: Ana María, Juana María, Rosa María
"Garc?a"                   por ejemplo: García, Garcia
Como "[a-d]*"       Nombres que empiezan con las letras A hasta D

Otras acciones:
Revisar ortografía 
Modificar aquellos registros que tengan faltas ortográficas
Ordenar la tabla de manera ascendente por apellido paterno.
Buscar un dato (búsqueda simple y con comodines)
Buscar a un alumno conociendo alguno de sus datos (nombre, IDalumno, etc.)
Crear formularios de las distintas tablas
Establecer relaciones entre varias tablas
Shift + F2    para dar Zoom en celda (campo Comentarios)
Cambiar la apariencia de una tabla (tipo de letra, tamaño, color, líneas divisorias, bordes y colores, temas, alineación).
Cambiar ancho de columnas y de renglones.
Re ordenar campos (por ejemplo colocar primero Nombre y después Apellido).
Ocultar columnas, estando en encabezado dar clic al botón de la derecha  / Ocultar columnas.
Mostrar columnas botón de la derecha / Mostrar columnas.
Congelar/Descongelar columnas. botón de la derecha / Congelar columnas.
Cambiar de nombre a una columna (campo).



Con la opción de inmovilizar columna, tenemos la posibilidad de trabajar con tablas grandes sin que  la columna que nos sirve de referencia del registro desaparezca de la pantalla al desplazarnos en la tabla.

Con la opción de ocultar columnas, podemos ocultar campos de registros que no utilizamos habitualmente.


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